Als Grundlage der Speditionssoftware dient eine leistungsstarke postGreSQL Datenbank sowie das Python Framework Odoo, welches als Open Source – System bereits im Standard zahlreiche Kernfunktionen abdeckt. Das angebundene Frontend ist ebenfalls webbasiert programmiert und kann unabhängig von der Entwicklungssprache über die integrierte Restful API mit dem Verwaltungssystem verbunden werden.

Insgesamt besteht die Speditionssoftware aus drei wesentlichen Bereichen:

Verwaltungsbereich | ERP/CRM/Logistik-System

Der zentrale Bereich ist der Administrationsbereich, in welchem das Backoffice des jeweiligen Kunden die relevanten Daten bezüglich Kunden, Frächter, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungseingänge und dergleichen mehr erfasst. Alle, in diesem System erfassten Daten, können über die genannte Schnittstelle an unterschiedliche Geräte übertragen bzw. an anderen Stellen verwertet werden. Der Administrationsbereich umfasst neben den gängigen Funktionen einer CRM Software, auch alle wesentlichen Funktionsbereiche einer ERP-Software.

Kunden- & Lieferantenportal

Der zweite Bereich ist das sogenannte “Frontend” (Kundenportal/Lieferantenportal). Dieses wird jeweils individuell nach Kundenwunsch programmiert und bezieht über die integrierte Schnittstelle Daten. Das heißt man stellt exklusive für seine Kunden oder eben Lieferanten gewisse Informationen zur Verfügung oder ermöglicht sogar die Erfassung von Daten über diesen Bereich. Sobald sich ein Kunde oder Lieferant an der Speditionssoftware anmeldet, ist er berechtigt die Information zu sehen oder kann selbst Information erfassen und diese somit ins System eingeben. Von der Anfrage, über die Bestätigung von Angeboten, bis hin zur Annahme von Frachtaufträgen durch Ihre externen Frächter. (Fast) alles ist möglich.

Durch definierte Workflows können Erfassungen aus dem Frontend über automatisierte Prozesse verarbeitet werden und somit automatisierte Prozesse auslösen.

Das mobile Tracking-App

Das mobile App ist der zentrale Kommunikationskanal des jeweiligen Fahrers mit Ihrem Büro oder Backoffice. Der Ablauf ist dabei wie folgt:

Der Fahrer startet das App der Speditionssoftware auf seinem mobilen Endgerät und wählt einen vorher zugewiesenen Transportauftrag aus der Liste aus. Analog dazu besteht auch die Möglichkeit über einen QR Code Scan von den Auftragsdokumenten direkt diesen Auftrag für das Tracking zu aktivieren. Sobald ein Auftrag zugewiesen ist, kann der Fahrer auf dem App das Tracking starten bzw. den Beginn der Auftragserfüllung melden. Von diesem Zeitpunkt an meldet das App laufend alle wesentlichen Informationen und übermittelt diese direkt an das Backend System. Das App informiert die Zentrale via „Live Tracking“ zu jeder Zeit über den genauen Standort und überträgt diese Daten auf Wunsch auch in das Kundenportal.

Neben den GPS Daten werden auf Wunsch auch unterschiedlichste Fahrzeugdaten ausgelesen, übermittelt und gespeichert. Auf Basis dieser Daten kann man wiederum automatisierte Prozesse ausgeführen (Beispiel: Fahrzeit des Fahrers ist in zwei Stunden zu Ende – die Speditionssoftware informiert den Kunden automatisch über die Verzögerung). Zukünftig plant Weboffice das System um eine Chatfunktion zu erweitern und die jeweilige Kommunikation direkt im Auftrag zu speichern.

Sobald der LKW sein Ziel erreicht und der Mitarbeiter die Fracht erfolgreich übergeben hat, kann er die erforderlichen Dokumente fotografieren und die bestätigten Unterlagen direkt in das Verwaltungssystem der Zentrale übertragen. Dies bringt nicht nur einen enormen Geschwindigkeitsvorteil mit sich, es sorgt auch dafür, dass keinerlei Dokumente verloren gehen können bzw. eine vollständige Archivierung aller Dokumente in der Speditionssoftware gesichert ist.

Das Mobile App ist sowohl auf Android als auch auf iPhone Geräten lauffähig.