Business-to-Employee (B2E) Portal
Ein B2E oder Mitarbeiterportal ist eine unternehmensinterne Anwendung, die für eine spezielle Anwendergruppe, in dem Fall Mitarbeiter, konzipiert und entwickelt wird. Diese Plattform bildet interne Arbeitsabläufe (Prozesse & Workflows) ab und bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich in die internen Unternehmensabläufe einzubringen. Sie bildet die Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Partnern ab, um diese leichter und besser zu pflegen. Die Informationen und diverse Anwendungen, die im Mitarbeiterportal dem Mitarbeiter zur Verfügung stehen, werde je nach Rolle und Rechten gefiltert und zugeteilt. Sachbearbeiter benötigen andere Informationen, wie Abteilungsleiter oder Unternehmensführer. Am Ende des Tages soll ein Mitarbeiterportal für mehr Verständnis der Prozessabläufe sorgen, den Informationsfluss optimieren, die Kommunikation erleichtern, die Mitarbeiter mit gezielten Anwendungen entlasten und das Erfahrungs- und Fachwissen sammeln und dokumentieren.
Wenn ein Unternehmen seine Strategie verbessern und die Personalkosten optimieren will, muss es nicht nur mit anderen Unternehmen (B2B) oder Kunden (B2C), sondern auch mit den eigenen Mitarbeitern enger in Kontakt treten. Die Personalkosten machen fast 70% der Betriebskosten eines Unternehmens aus. Deswegen ist es wichtig, dass die Prozesse im Unternehmen so weit es geht automatisiert und somit optimiert werden. Mit der Implementierung eines Mitarbeiterportals können Sie bis zu 30% des Arbeitstages sparen und Ihre Mitarbeiter effektiver einsetzen, um wichtige Aufgaben zu erledigen. Das Leistungsniveau des menschlichen Kapitals kann durch eine benutzerfreundliche und sichere Lösung noch gehoben werden.
Bei einer B2E Strategie geht es aber nicht nur um Kosten einsparen und Prozesse zu optimieren, sondern auch um das, was ein Unternehmen tun kann, um seine Mitarbeiter für sich zu gewinnen, diese zu Fans des Unternehmens zu machen und sie lange im Unternehmen zu halten. Hier reden wir klarerweise von einer Mitarbeiterreise (Employee-Journey) und im gleichen Atemzug von einem Mitarbeitererlebnis (Employee Experience - EX).
Die Erlebnisreise eines Mitarbeiters fängt in jedem Unternehmen mit dem firmeneigenen Onboarding-Prozess an und wird mit einem Offboarding-Prozess abgeschlossen. Eine Mitarbeiter-Erlebnisplattform kann Sie und Ihre Mitarbeiter auf dieser Erlebnisreise gravierend unterstützen.
Die meisten Unternehmen arbeiten derzeit auf unterschiedlichsten Intranet-Lösungen und kombinieren diese zusätzlich mit Anwendungen wie Google Calender, Skype, Slack und Zoom mit dem Hintergedanken, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Nur auch diese Erweiterung bieten eine halbe Lösung an, denn Intranets sind vorgedachte und vorgefertigte Anwendungen, die nicht auf Ihr Unternehmen und schon gar nicht auf Ihren Mitarbeiter angepasst sind. Daraus folgt, dass solche Systeme am Ende des Tages nicht effizient wie auch nicht benutzerfreundlich sind und Ihrer Vision und Strategie schon gar nicht gerecht werden können.
Zusammengefasst können Intranets den Anforderungen der Mitarbeiter und deren Aufgaben in der fortschreitenden digitalen Welt nicht nachkommen. Mitarbeiter wie auch Kunden haben bereits bewusst oder unbewusst Erfahrungen mit maßgeschneiderten Lösungen gemacht und starre Systeme, wie Intranets bringen sie in eine Zwickmühle, die sie nicht einfach so, wie die Kunden eine Webseite, verlassen können. Das führt oft zu einer schlechten Mitarbeitererfahrung (EX) und resultiert dementsprechend in zu einer schlechteren Mitarbeiter-Performance.
Im Gegensatz zu einem Intranet, das versucht den Unternehmensnutzen zu decken, fokussiert sich ein Business-to–Employee (B2E) Portal oder Mitarbeiterportal auf die Bedürfnisse des Individuums also des Mitarbeiters. In einem Mitarbeiterportal steht der Mitarbeiter im Vordergrund. Diesem soll die tägliche Arbeit durch diverse Maßnahmen, wie Automatisierungen, verbesserte Navigation, fließende Kollaboration, geschmeidige Interaktion usw. erleichtert werden, wodurch die Mitarbeitererfahrung, Mitarbeiterzufriedenheit, Gemeinschaftsgefühl, Effizienz und Effektivität gesteigert werden sollen.
Ein Mitarbeiterportal (Business-to-Employee Portal) zeichnet sich durch viele Merkmale aus, aber die wichtigsten wären:
Ein Unternehmensportal ermöglicht es einer größeren Gruppe an Mitarbeitern miteinander zu kommunizieren und das unabhängig davon, wie weit die Mitarbeiter voneinander entfernt sind. Durch diesen zentralen Diskussionszugang können Mitarbeiter schneller und besser Lösungen entwickeln, die in kleineren Gruppen vielleicht nicht Zustande kommen könnten. Die Mitarbeiter fühlen sich verbunden und gehört, fühlen sich dadurch wohler und haben das Gefühl eines höheren Stellenwertes. So findet aber auch Wissenstransfer statt und die Mitarbeiter können sich besser entwickeln und mehr erreichen, indem sie gemeinsam an einem Thema arbeiten.
Das Wissen des Unternehmens kann sich im Erfolg des Unternehmens widerspiegeln. Wichtig ist, dass dieses unter den Mitarbeitern geteilt wird. Deswegen ist es essentiell, dass im Unternehmen die Kommunikation gefördert wird und jeder Mitarbeiter Zugang zum Unternehmenswissen hat. Ein Unternehmensportal ermöglicht Ihnen dieses Wissen zentral zu sammeln und zu verwalten.
Die Nutzung solcher zentraler Informationsportale ermöglicht Ihnen daher nicht nur eine Wissensdatenbank aufzubauen, sondern auch einen effizienten Informationstransfer, von dem das Management, die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen profitieren können.
Ein Mitarbeiterportal sorgt für geregelte und optimierte Arbeitsprozesse im Unternehmen. Die Mitarbeiter arbeiten vernetzt und greifen auf die gleiche Wissensdatenbank zu. Dateien, Dokumente, Formulare, Briefe brauchen nicht mehr doppelt abgelegt und doppelt bearbeitet werden. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf dasselbe Dokument und mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig daran arbeiten.
In einem Mitarbeiterportal können Arbeitsaufgaben sauber an Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen delegiert werden und Statusberichte abgefragt werden. Alle Arbeitsprozesse können sauber dokumentiert und nachvollzogen werden. Durch die Einführung von Mitarbeiterportalen steigt der Output Ihrer Mitarbeiter und damit die Produktivität. Wenn freie Ressourcen vorhanden, können diese für andere vorrangige Tätigkeiten eingesetzt werden.
Produktivität kann aber auch mit der Minimierung von Suche und Sammeln von Informationen gesteigert werden. Eine integrierte Unternehmenssuche verringert den Zeit- und Ressourcenaufwand, reduziert Doppelarbeit und steigert die Produktivität. In einem Mitarbeiterportal können Sie durch einen zentralen Suchpunkt Ihr DMS oder CRM schnell durchsuchen und zu den richtigen Informationen gelangen.
Um eine bessere Benutzererfahrung zu gewährleisten, werden die Inhalte und das Design eines Portals dem Nutzer angepasst. Diese Anpassungen erfolgen anhand des Benutzerprofils. Hier gibt es für Unternehmen zwei Möglichkeiten:
Das Ziel der Anpassung soll sein, den Benutzer einen intuitiven Umgang zu ermöglichen und die Akzeptanz wie auch die Effektivität des Portals durch eine optimierte Benutzeroberfläche zu steigern und die Informationsüberlastung auszuschließen.
Ein Mitarbeiterportal mit Selbstbedienungsfunktionen und einem kundengerechten Erlebnis verbessert das Engagement der Mitarbeiter.
Um kollaborativ im Unternehmen arbeiten zu können, müssen die Benutzer verwaltet und die Rollen sauber verteilt werden. Die Mitarbeiter bekommen im Portal verschiedene Rollen und mit der Rolle verbunden auch verschiedene Rechte. Diese Rollen können vergeben - aber auch geändert werden. Die Mitarbeiter haben je nach Rolle entsprechende Zugriffe und können gewisse Themen oder Dokumente bearbeiten, einsehen, speichern oder löschen.
Die Sicherheit ist ein zentraler Aspekt bei einem Mitarbeiterportal. Hier ist die Rede von Authentifizierung, Zugriffsberechtigung, Verschlüsselung und Skalierbarkeit.
Authentifizierung: Jeder Benutzer des Portals muss sich mit einem Zertifikat eindeutig identifizieren.
Zugriffsberechtigung: Zugriffe auf Daten Verzeichnisse können mit Hilfe von Administrationswerkzeugen von außen wie auch von innen kontrolliert und gesteuert werden.
Verschlüsselung: Alle Daten und insbesondere sensible Daten müssen verschlüsselt werden.
Skalierbarkeit: Sicherheit muss so gewährleistet werden, dass diese allen Änderungen und Zukunftsanforderungen gerecht werden kann.
Genau diese Attribute spiegeln sich am Ende des Tages in einem zufriedenen und befriedigten Individuum als solches und haben Auswirkung auf die Unternehmenskultur der gesamten Organisation, indem sie das Gemeinschaftsgefühl stärken und nicht zuletzt die Effizienz steigern. Eine B2E Strategie, die noch durch ein B2E-Portal noch unterstützt wird, hilft Arbeitgebern und Arbeitnehmern motiviert das Beste aus ihrer Zeit zu machen und ihre Talente auszuleben. Ganz einfach - kümmern Sie sich um Ihre Mitarbeiter - werden sich Ihre Mitarbeiter um Ihr Unternehmen kümmern!
Je besser und effektiver die technischen Lösungen sind, die Sie Ihren Mitarbeitern anbieten, umso effizienter kann Ihr Team arbeiten. Gute B2E Lösungen sind bares Geld wert! Besprechen Sie Ihr Anliegen mit uns!
