Odoo Workflow Manager

Jeder der Odoo im praktischen Einsatz kennt oder ein anderes ERP System im Einsatz hat, kennt die zentrale Herausforderung an das System: Workflows (Ablaufprozesse) in allen Formen und über alle Berechtigungsgruppen hinweg so erstellen, dass die internen Abläufe “flutschen” und durch “Reminder” und Aktivitätenlisten nichts vergessen wird. Gute Workflows tragen wesentlich zum Unternehmenserfolg bei, weil dadurch Abläufe standardisiert werden und die Qualität der Umsetzung zentral definiert ist und noch dazu überwacht werden kann.

Üblicherweise ist dieses Unterfangen speziell in der Odoo Community Version (Open Source) ein durchaus zeitraubendes und muss vor allem üblicherweise von Entwicklern umgesetzt werden. 

Dem konnten wir nun Abhilfe schaffen und haben mit dem Odoo Workflow Manager ein komfortables Modul geschaffen, um dem Anwender die Möglichkeit zu geben, in unterschiedlichen Modulen und Bereichen Workflows selbst zu erstellen.

Dabei ermöglicht der Odoo Workflow Manager die Verbindung zwischen Aktivitäten mit einzelnen Status (one2many) in einem beliebigen Datensatz. Dadurch gelingt es, dass Mitarbeiter über Fortschritte bzw. diverse Aktionen oder “ToDos” informiert werden. Aktivitäten können so konfiguriert werden, dass diese automatisch beim Verlassen eines bestimmten Status geschlossen werden. Zum Beispiel kann die Aktivität “Angebot nachfassen” geschlossen werden, sobald das Angebot in den Status “gewonnen” verschoben wurde. Um alle Eventualitäten abdecken zu können, ist es problemlos möglich eine beliebige Anzahl an Aktivitäten zu erstellen.

Zudem kann für jeden Status eine optionalen Sprungmarke definiert werden, durch welche es dem Benutzer ermöglicht wird, direkt auf einen anderen definierten Status zu springen und dabei eine Aktivität auszulösen.

Damit in weiterer Folge, speziell bei umfassenden Workflows mit vielen Aktivitäten und Statuseinträgen, die Übersicht nicht verloren geht, bietet der Workflow Manager die Möglichkeit Status-Gruppen zu erstellen. Diese Status-Gruppen können für unterschiedliche Odoo-Modelle zum Einsatz kommen und können zwischen den definierten Statuswerten in unterschiedlichen Gruppen innerhalb eines Workflow gewechselt werden.

Jeder Status kann ein “readonly” (nur lesen) Recht für ein oder mehrere Benutzergruppen zugewiesen bekommen. Somit erweitert der Workflow Manager die Sicherheitsüberwachung von Schreib- und vor allem Löschanfragen, die von Benutzern an das System gestellt werden. 

In jedem Status können sogenannte Modifikatoren als one2many-Feld (1 zu n Verbindung) für diverse Datenfelder des jeweiligen Models eingestellt werden. Es können also die Einstellungen der individuellen Felder für das Lesen, das Schreiben, die Sichtbarkeit und ob es sich um ein Pflichtfeld handelt direkt über das Status Formular komfortabel verwaltet werden. 

Ebenso wie das Status-Feld „nur Lesen“ nutzen die Modifikatoren die drei Rechtegruppen „Benutzer, ausgenommen Eigentümer“, „Benutzer und Eigentümer“, „Benutzer und Manager“.

Neben den Odoo-Aktivitäten, die wie beschrieben sowohl an den Status als auch an den jeweiligen Mitarbeiter gebunden werden, beherrscht der Odoo Workflow Manager auch Konditionen. Durch Konditionen können Bedingungen definiert werden, die in weiterer Folge Sprünge von einem Status in einen beliebigen anderen Status auslösen. Hierbei können alle Werte aus allen vorher verbundenen Modellen in Vergleichsprüfung genutzt werden und dadurch die Sprungfolge ausgelöst werden.

Verwaltung von Aktivitäten, automatisieren Nachfolge-Aktivitäten bzw. empfohlenen Nachfolge-Aktivitäten und der zeitlichen Planung dafür

Statusverwaltung und Verbindung mit Nachfolgestatus, Aktivität oder Aktion

Verwaltung von Aktivitäten je Status

Verwaltung von Modifikatoren je Status