Implementierung eines neuen ERP Systems

Mag. Barbara Riznar

Marketing & PR
Office Manager Büro Graz

Bevor Sie mit der Planung starten, würden wir Ihnen erstmal raten Ihre Ziele zu ermitteln und Ihren Bedarf genau zu bestimmen. Vielleicht haben Sie bereits eine Vorstellung, was ein ERP-System für Ihr Unternehmen tun kann und welche Erleichterungen eine Einführung mit sich bringen würde, aber wissen Sie auch, welche Ziele Sie mit einem ERP erreichen können?

Wichtig ist, dass Sie über die Ziele Ihres Unternehmens nachdenken und Wege finden, wie ein ERP-System Ihnen helfen kann, diese zu erreichen. Wir schlagen Ihnen vor, dass Sie Ihre KPIs (Key Performance Indicators) analysieren, damit Sie die Probleme und Herausforderungen auch effektiv identifizieren können. Dadurch erhalten Sie aber auch einen Einblick in die Prognosen und können Ihre Organisation an den Wandel entsprechend anpassen

Eine Band von Musikern kann perfekt harmonieren oder aber auch Krach machen. Was letztendlich das Resultat bestimmt ist die richtige Kombination von einem sehr guten Dirigenten und eingespielten Musikern. 

Im nächsten Schritt ist es deswegen extrem wichtig, einen passenden Projektleiter für Ihr ERP-Projekt zu bestimmen, der für einen reibungslosen Ablauf der Einführung im Unternehmen sorgt und für eine nahtlose Kommunikation beim Anbieter. Ein Fachmann mit dem richtigen Fachwissen und der entsprechenden Erfahrung wird Ihre Mitarbeiter durch den Prozess führen und darauf achten, dass diese nicht nur Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen, sondern auch die Bedeutung der Einführung wie auch die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. 

Zusammen mit Ihrem Projektmanager gehört das Team für die ERP-Implementierung definiert. Das Team sollte zumindest aus einem Fachexperten und Schlüsselanwender von ERP bestehen, einem Business Developer oder jemanden, der sich im Änderungsmanagement sehr gut auskennt und das Unternehmen durch alle Phasen des Wandels begleiten kann und einem technischen Experten oder Berater vonseiten des ERP-Softwareanbieters.

Sie kennen Ihre Ziele und haben Ihr Projektteam zusammengestellt? Wenn ja, ist jetzt an der Zeit sich die richtige ERP-Software-Lösung zu finden, die genau Ihren Bedürfnissen entspricht. Achten Sie darauf, dass die ERP-Software so flexibel ist und wenn möglich, einen modularen Aufbau erlaubt, damit Sie nicht in der Zwickmühle landen und gezwungen werden alles auf einmal implementieren zu müssen. Eine ERP-Software ist sehr komplex und alles andere als günstig, deswegen empfehlen wir Ihnen eine mehrstufige oder in mehrere Phasen unterteilte ERP-Einführung. 

Eine Einheitslösung ist bei dieser speziellen Software-Implementierung definitiv nicht der richtige Weg. Sie müssen also Ihre geschäftlichen Bedürfnisse, die Branche, in der Sie tätig sind und Ihre Systemanforderungen sowie Ihre künftigen Erwartungen berücksichtigen. 

Sie haben sich für ein ERP-System entschieden? Wir gratulieren! Jetzt ist die Zeit reif, ein Projekt zu planen, organisieren und dokumentieren! Das machen Sie am besten zusammen mit dem Anbieter des ERP-Systems. Es ist extrem wichtig, dass der Anbieter der Software-Lösung Ihre Anforderungen versteht, diese zusammen mit Ihnen und Ihrem Team identifiziert, isoliert, strukturiert und eingestuft, um dann das exakte und auf Sie abgestimmte Ergebnis gewährleisten zu können. 

Die Anforderungen sollten zusammen mit dem ERP-Anbieter in mehreren Workshops ausgearbeitet werden. Die Ergebnisse dieser Workshops werden verwendet, um einen umfassenden Systemüberblick und eine Anforderungsanalyse zu erstellen. Hier wäre wichtig, dass sich der Anbieter mit allen Entscheidungsträgern in jedem Funktionsbereich trifft, um Ihre Anforderungen und die erwarteten Geschäftsergebnisse zu besprechen.

Datenmigration gehört definitiv zu den wichtigen Schritten einer erfolgreichen ERP-Implementierung. Wenn diese richtig durchgeführt wird, hilft Sie Ihnen bei der Rationalisierung neuer Abläufe. Betrachten Sie es so - Sie haben jetzt die einzigartige Möglichkeit, alles herauszufiltern, was Sie schon immer für überflüssig oder falsch gehalten haben! Ihr Ziel soll sein, Ihre Daten zu bereinigen und nur die wichtigsten und richtigen Daten in das neue ERP zu übertragen, damit Sie Effizienz und Datenintegrität erreichen können.

Nach der Installation der Infrastruktur, konfiguriert der Anbieter das System entsprechend dem definierten Prozess– und Systemdesign. Je nach Software und Anbieter kann die Dauer dieses Prozesses sehr unterschiedlich ausfallen. Sie sollten ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Liebe zum Detail und der Implementierungszeit finden.

Manche ERP-Softwaresysteme sind robuster und benötigen allein aufgrund ihrer Komplexität eine längere Implementierungszeit. Andere sind schnell einsatzbereit. Wichtig ist, dass Sie den Zeitplan und den Implementierungsprozess unbedingt im Voraus mit Ihrem Anbieter besprechen, damit es später keine Überraschungen gibt.

Nachdem Sie das von Ihnen gewählte ERP-System konfiguriert haben, müssen Sie eine Testphase einleiten, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Tests sind ein entscheidender Teil des ERP-Einführungsprozesses, da sie Ihnen einen klaren Einblick in die Leistung des Systems geben und Ihnen helfen, einen reibungslosen Übergang zu schaffen. Sie sollten niemals in Betrieb gehen, bevor Sie nicht ordnungsgemäße System- und Benutzerakzeptanztests durchgeführt haben!

Sie haben Ihre ERP-Software implementiert und getestet. Jetzt ist an der Zeit, Ihre Mitarbeiter auf das System zu schulen, damit sie in der Lage sind, das neue System zu bedienen und dieses effektiv zu nutzen. Die Endnutzer sind nämlich die Personen, die für die Nutzung des Tools zur Erledigung ihrer Arbeit verantwortlich sind. Eine unzureichende Schulung der Mitarbeiter führt oft dazu, dass das Potenzial des Tools nicht vollkommen genutzt wird, und manchmal gelingt es sogar nicht, es vollständig in der Organisation einzuführen. 

Wir raten Ihnen für die Schulung ein Expertenteam zusammenzustellen, das vor Ort die notwendigen ERP-Schulungen durchführt und schaut, dass alle Anwender die Software vollständig verstehen und beherrschen. 

Wenn eine Schulung richtig durchgeführt ist, wird die Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeiter sehr schnell erkennbar sein. 

Nachdem Ihre Mitarbeiter gründlich im Umgang mit dem neuen ERP-System geschult wurden, ist es an der Zeit, das System in Betrieb zu nehmen und mit der Koordinierung all Ihrer Aktivitäten und Ressourcen zu beginnen, um Ihre Geschäftsabläufe effektiv zu rationalisieren.

Damit der ERP-Einführungsprozess aber wirklich erfolgreich ist, müssen Sie kontinuierlich an dem Prozess arbeiten. Sie können nicht einfach die Software implementieren, Ihre Mitarbeiter schulen und dann nie wieder daran denken.