ERP - Das unentbehrliche ERP System

Das unentbehrliche ERP-SystemDas unentbehrliche ERP-System

Das unentbehrliche ERP-System

DER MAGISCHE SCHRITT ZUR DIGITALEN EXZELLENZ

29. Juli 2022 | Lesezeit: ca. 25 Min.

Barbara RiznarBarbara Riznar

Mag. Barbara Riznar

Marketing & PR
Office Manager Büro Graz

Es gibt kein Unternehmen auf dieser Welt, das vor einer Digitalisierung und einer digitalen Transformation verschont bleiben wird. Früher oder später, werden alle Geschäfte transparent und digital abgewickelt und Unternehmen, die es bis dorthin nicht geschafft haben umzudenken, wird es in der digitalen Zukunftswelt nicht mehr geben. Deswegen ist extrem wichtig, die wesentlichen Zukunftstreiber zu erkennen und diese im eigenen Unternehmen zu installieren. Wir reden von: Daten und Technologien. (ERP, CRM, MRP, PLM, PIM, POS, IoT und anderen). Die anfallenden Datenmengen, die aus der Interaktion Kunde-Unternehmen entstehen, müssen heutzutage sorgfältig und vor allem schnell analysiert werden, um kleine Veränderungen in Verhaltensmuster Ihrer Kunden auf deren Customer-Journey zu erkennen und auf diese sofort zu reagieren. 

Die Erkenntnis: Mein bewährtes System wird den neuen Anforderungen nicht mehr gerecht

Ihr Unternehmen hat sich verändert. Sie haben mal klein angefangen und damals war alles super einfach. Ein Unternehmer, ein Produkt, ein Kunde, ein Arbeitsprozess. Es hieß: Bedarf eruieren, Material bestellen, Produkt produzieren, Produkt verkaufen, Produkt liefern und bei der nächsten Bestellung den Vorgang zu wiederholen. Sie konnten damals alles alleine überblicken und sogar in einer sauberen Excel-Liste verwalten… Weil Sie aber ein sehr gutes bedarfsdeckendes Produkt in der höchsten Qualität hatten, hat sich mit der Zeit ganz langsam, damals fast zu langsam, mehr Bedarf aus mehreren unterschiedlichen Orten eingeschlichen und nach einigen schlaflosen Monaten, haben Sie beschlossen neue Mitarbeiter aufzunehmen. Einen für die Finanzen, einen für den Einkauf und einen für den Verkauf. Sie hatten eine kurze Zeit lang Ruhe, bis dann der Bedarf für ein einfaches Buchhaltungsprogramm aufkam. Ihr kleines Unternehmen musste sich an die erste einfache Technologie anpassen. Jetzt hatten Sie statt der Excel-Liste ein Buchungsjournal, eine einfache Umsatz- und Budgeterfassung und eine einfache Gewinn- Verlustrechnung. Von Anbindung an eine Internet-Technologie war damals noch keine Rede und auch kein Bedarf. Sie hatten also eine stabile Basis auf der Sie zu der Zeit gut weiter wachsen konnten und Ihr Business lief so gut, dass Sie Ihre Produktpalette um einiges erweitert haben. Mit der Erweiterung ist aber natürlich der Bedarf an mehr Ressourcen wieder gestiegen und Sie haben schnell weitere Mitarbeiter eingestellt, ein Webshop gebaut und sich entschieden Ihre tollen Produkte europa- oder sogar weltweit zu verkaufen. Ihr Geschäft entwickelte sich prächtig und deswegen war es wichtig Niederlassungen mit großen Lagerhallen in verschiedenen Länder zu mieten, um die Lieferstrecken zu verkürzen und das richtige Fachpersonal an strategisch wichtigen Punkten gleich vor Ort zu haben. Ihre einmal kleine Teams sind gewachsen und aus einem Finanzteam wurde zuerst eine Finanzabteilung und später mehrere Finanzabteilungen an verschiedenen Orten. Aus einem Vertriebsteam wurde eine Vertriebsabteilung und dann mehrere verschiedene Vertriebsabteilungen auf verschiedenen Orten und in verschiedenen Staaten… Mehr Niederlassungen, mehr Lagerhallen, mehr Abteilungen, mehr Ressourcen, eine ständig erweiterbare Produktpalette und mehr und mehr Nachfragen… Toll, oder? Gut für Sie! Aber nein, in der Zeit, in welcher das Geschäft gewachsen ist, mussten Sie sich vielen neuen Herausforderungen stellen, weil in der Zeit ist nämlich folgendes passiert:  jede Abteilung hat sich während der rasanten Entwicklung bemüht, nach bestem Wissen und Gewissen, mit verschiedenen Programmlösungen, die Ihre Kerntätigkeit noch halbwegs ertragbar machen, zu arbeiten aber Ihr seid jetzt alle an einem Punkt angelangt, wo es langsam aber sicher klar wird, dass es so einfach nicht mehr weiter geht.

Was ist bloß passiert?

Die Prozesse sind mit dem schnellen Wachstum immer komplexer geworden und wegen viele manuellen Eingriffe, die aber mit den unterschiedlichen IT-Systemen und bunt durch gemischten Lösungen einfach unumgänglich sind, ist die Arbeitslast für Ihre Mitarbeiter fast schon unerträglich geworden. Die Berichte, die Sie für eine saubere und gute Steuerung brauchen würden, kommen seit Jahren nicht mehr rechtzeitig ins Haus und die dafür Verantwortlichen, arbeiten wie noch nie zuvor! Also kann der Grund auch  nicht an Ihren Kollegen und deren Einsatz liegen. Die Bereichsleiter versuchen zwar bemüht die Daten für das Management zu aggregieren, nur scheitern auch sie immer wieder daran, diese von Abteilungsleitern zu bekommen. Die Abteilungsleiter wieder warten auf die Abteilungsmitarbeiter und so kommt es zu gewaltigen Prozessverzögerungen, weil ohne Daten die Entscheidungsfindung extrem gehemmt wird und wenn die Entscheidungen doch fallen, können diese, weil mit Bauchgefühl getroffen, in fatalen Endergebnissen münden.


Die komplette Verkaufsabteilung leidet darunter, weil die Leads meistens auf den Tischen der Vertriebler liegen oder in deren Köpfen stecken und nirgendwo erfasst werden.  Wenn welche doch erfasst werdem, dann mangelhaft und in unterschiedlichen Systemen. Immer wieder passiert es, dass gleiche Kunden mehrmals in der Woche angerufen werden und mit unterschiedlichen Angebotspreisen konfrontiert sind, was beim Kunden einen extrem unprofessionellen Eindruck hinterlässt. Währenddessen haben die Vertriebler mit unterschiedlichen Preislisten zu kämpfen, versuchen den E-Mail-Anfragen gerecht zu werden, Angebote zu verschicken und parallel die Kunden am Telefon zu bedienen. Natürlich passiert es viel zu oft, dass Angebote dann letztendlich in falschen Händen landen und Preise dementsprechend nachverhandelt werden müssen, was zu enormen Verzögerungen und auch Verkaufsabbrüchen in der gesamten Prozessentwicklung führt und sich in Einbußen des Unternehmens widerspiegelt. 


Dann haben wir in so einem Unternehmen sicher mindestens eine zentrale eine Einkaufsabteilung, die mit ihren Hürden zu kämpfen hat! Sie können nämlich den Bedarf an Rohstoffen nicht mehr eruieren und überblicken, die Lagerbestände in unterschiedlichen Länder nicht sichten, weil die Daten in unterschiedlichen Systemen erfasst oder manchmal auch nicht erfasst werden. Dementsprechend leidet auch die Produktion wegen falscher oder verzögerte Warenlieferung darunter. Die Rohstoffe in Lagerbeständen stimmen meistens nicht mit dem Bedarf überein. 


Kunden werden immer unzufriedener, weil sie Produkte bestellen, die längst nicht mehr auf Lager sind, was zu gewaltigen Enttäuschung auf deren Seite führt, weil es natürlich auch Auswirkungen auf ihre Lieferkette hat. Das ist aber nur die Spitze des Eisbergs an Problemen, mit welchen die Kunden seitens Ihres Unternehmens konfrontiert werden. Sie müssen immer länger auf Antworten bezüglich ihrer Anfragen warten, weil der Vertrieb vor lauter Stress dem Bedarf nicht mehr nachkommt. Sie bekommen wöchentlich so viele Anfragen, dass sie nicht nachverfolgen können, wann welche gekommen ist und ob diese bearbeitet wurde oder nicht. Auf manche Anfragen wird sogar vergessen, wenn sich bereits verärgerte Kunden nicht dazu explizit melden. Wir wissen aber alle, was passiert, wenn sich ein Kunde nicht mehr meldet. Natürlich sucht er sich einen neuen, zuverlässigen Anbieter. Würden Sie vielleicht anders agieren? 


Wetten, dass auch die Lieferanten die Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen schon länger nicht mehr lustig finden? Ihre Lieferbestellungen kommen viel zu spät, die Dringlichkeit wird immer höher und die Preisdiskussionen immer länger. Dabei besteht keine Verknüpfung zwischen dem Lagerverbrauch und dem aktuellen Bedarf. Sie werden falsch avisiert, was zu verzögerten Lieferterminen führt, wobei die Disposition schon längst automatisiert laufen sollte. Der Wareneingang wird manchmal auch nicht dokumentiert und Ihre Mitarbeiter fragen mehrmals pro Tag bei den Lieferanten an, wann die Lieferung endlich ankommen wird, obwohl diese schon längst an irgendeiner Ecke auf sie wartet.


Ihre HR-Abteilung hat auch Ihre abteilungsspezifischen Themen, die sich aber in jeder Pore des Unternehmens bemerkbar machen. Die Kontrolle über die vielen Mitarbeiter, wie auch die Kontrolle über die Mitarbeiter vor Ort, ist mit Systemen und zusammengestückelten technischen Lösungen, mit welchen sie derzeit arbeiten, einfach nicht stemmbar. Sie können keine Organisationsstruktur realitätsgetreu abbilden. Dazu gehören aber nicht nur Stellen als solche, sondern auch die Stellenanforderungen und denen zugewiesene Mitarbeiter. In einer Excel-Datei ist es einfach unmöglich die dringend erforderlichen  Qualifikationen und Weiterbildungen oder notwendigen Sprachen- oder Programmkenntnisse zu erfassen und schon gar nicht die Unternehmenszugehörigkeiten, Arbeitsmodelle, Kostenstellen oder Urlaubs- und Fehlzeiten ohne dabei komplett den Überblick zu verlieren. Dann kommen aber noch Personalabrechnungen und Sozialversicherungsarten, Reisekosten der Mitarbeiter hinzu. Mit fehlenden oder nicht zugreifbaren Personaldaten lässt sich kein Personalmanagement und auch kein Leistungsmanagement betreiben. Sie und Ihre Abteilungsleiter brauchen die Daten, um die Mitarbeiter gezielt zu führen und zu fördern. Die HR-Abteilung braucht die Daten, um noch gezielter und effizienter Mitarbeiter länderübergreifend nachzubesetzen. Neue Anforderungen, neue Märkte, neue Standorte haben dazu geführt, dass die Stellenanforderungen immer individueller wurden und wir wissen alle, dass eine erfolgreiche Unternehmensperformance erst durch die Personalabteilung realisierbar ist. 


Ihre Buchhaltung arbeitet zwar höchstwahrscheinlich mit einem guten und erprobten  Buchhaltungssystem, hat aber Ihre Probleme mit Daten, welche vor der Verarbeitung erstmal im System landen müssen. So können keine fundierte Ausrechnungen und Kostenrechnungen erstellt werden.


Zusammengefasst: durch das schnelle Wachstum, ist die Komplexität des Geschäfts und der Prozesse gestiegen und es ist unmöglich geworden alles im Überblick zu behalten. Mit dem fehlenden Überblick kann es auch keine richtige und vor allem wirkungsvolle Kontrolle über den eigentlichen Gesamtstand des Unternehmens geben.  Sie sind am Punkt angelangt, wo es Ihnen klar geworden ist, Sie haben keine Echtzeitdaten, keine Datentransparenz, keine integrierten Tochterunternehmen, Bereiche,  Abteilungen oder Mitarbeiter. Sie haben kein zentralisiertes System, keine verknüpften Daten, keine richtig verknüpften Systeme, die einen sauberen Datenfluss unterstützen könnten. Das Unternehmenswissen ist länderübergreifend zerstreut, es gibt keine Kontrolle über die internen Assets, keine Kontrolle über die Mitarbeiter. Sie wissen nicht genau, was Ihre Mitarbeiter, wann, warum und in welcher Reihenfolge, tun. Die Kommunikation und Interaktion zwischen Unternehmungen, Bereichen und Abteilungen ist wegen unterschiedlichen Systemen gehemmt und unterdrückt, was den gesamten Ablauf und alle Unternehmensprozesse verlangsamt und das tägliche Tun extrem ineffizient macht. Ihnen fehlen stündliche, tägliche, wöchentliche Berichte, die Sie eigentlich per Knopfdruck brauchen würden, um leichter und vor allem schneller, agiler auf die volatilen Marktverhältnisse reagieren zu können. Jetzt befürchten Sie nicht mehr, sondern wissen, dass Ihr Unternehmen ohne eine zentrale Steuerung und eine interne Verknüpfung den schnellen Marktveränderungen und -anforderungen nicht mehr lange Stand halten wird können. Sie haben derzeit ein System, dass dem Betrug und anderen korrupten Verhalten wie aber auch Fehlern und Fehlentscheidungen vollkommen ausgeliefert ist. 

Das Versprechen eines ERP-Systems

Eigentlich alles, was wir oben angerissen haben und auch alles, was in diesem Blog nicht Platz gefunden hat. Der wichtigste Schritt für Sie ist erstmal die Erkennung und die Einsicht, dass es so wie bisher, nicht mehr weiterlaufen kann. Wenn einmal dann die Optimierungspotenziale auf der Hand liegen und Process Mining hinter Ihnen liegt, ist es extrem wichtig, die entsprechenden organisatorischen und technischen Maßnahmen zu treffen. Eine Checkliste und mehr Informationen dazu finden Sie in unserem bereits veröffentlichten Blog zum Thema: Die wesentlichen Schritte für eine erfolgreiche ERP-Implementierung (https://weboffice.at/erp-implementierung). Bei der Gelegenheit raten wir Ihnen, sich wirklich vordergründig und ausgiebig mit den internen Prozessen und menschlichen Ressourcen zu befassen, weil die meisten Implementierungen genau an diesem, meist vernachlässigten Punkt, scheitern. Weboffice hat jahrelange Erfahrung auf diesem Gebiet und kann Sie im Zweifelsfall hier sehr gerne unterstützen und beraten. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Footer oder unter Kontakt, Sie können uns gerne anschreiben oder einfach anrufen. Jetzt aber zum spannendsten Teil dieses Blogeintrags, was kann oder wird sich mit einer Einführung für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Geschäft verändern. 


Mit der Einführung eines Enterprise Ressource Planning System (ERP) haben Sie zuerst den Vorteil, dass egal, um welches System Sie sich entscheiden, läuft dieses auf einer Internet-Technologie. Es ist ein vollständig integriertes Betriebswirtschaftssystem, das Funktionsbereiche eines Unternehmens wie Finanzen, Buchhaltung, Vertrieb, Personalwesen abdeckt. Es organisiert und integriert Betriebsabläufe und Informationsflüsse, um Ressourcen wie Menschen, Material, Geld und Maschinen optimal zu nutzen. 


ERP verspricht:

  • eine Datenbank,

  • eine Anwendung,

  • eine Schnittstelle.

Das System hat sich aus dem MRP (Manufacturing Requirement Planing) System mit der Integration von Informationen zwischen Lieferant, Kunde und Hersteller über Netzwerke wie Lan, Wlan und Internet entwickelt. Es stellt eine plattformübergreifende, anlagenübergreifende, multimodale, mehrwährungsfähige und mehrsprachige Plattform dar. Als solche bietet sie eine vollständige Integration aller Unternehmenseinheiten nicht nur abteilungsübergreifend, sondern auch unternehmensübergreifend und unter derselben Führung an. Das bedeutet, dass alle Einheiten und Bereiche Ihres Geschäfts ein und dasselbe System für alle ihre Tätigkeitsgebiete und Abläufe verwenden und auf dieselbe Datenbank im Hintergrund zurückgreifen. Das System deckt und bildet somit alle Funktionsbereiche eines Unternehmens ab, wie Finanzen und Buchhaltung, Verkauf und Vertrieb, Marketing, Produktion, Lagerverwaltung und Personalbeschaffung ab. Es führt automatisiert Kerntätigkeiten aus und verbessert durch das schnelle und präzise Handeln allgemein den Kundenservice! Durch die Gesamtvernetzung von allen Teilen des Unternehmens, werden Informationslücken zwischen Unternehmen, Unternehmensbereichen und Abteilungen geschlossen. Unternehmensprobleme, wie Materialengpässe, Bestandsprobleme, Qualitätsprobleme, Lieferprobleme, Bargeldverwaltung werden somit schneller und besser behoben oder sogar komplett  eliminiert. Der Zugriff auf eine gemeinsame Datenbank sorgt für Datentransparenz und einen geregelten, sauberen Datenfluss. Dadurch werden Arbeitsprozesse optimiert und die Effizient der Mitarbeiter gesteigert. Was wir nicht vergessen dürfen zu erwähnen ist, dass ein gutes ERP-System extrem ausbaufähig ist, was Ihnen die weitere Entwicklung und Wachstum ermöglicht, wie auch die Anbindung oder Implementierung von den neuesten Technologien! Mit der Einführung eines ERP-Systems haben Sie sich automatisch für die Einführung intelligenter Geschäftsinstrumente entschieden, die Sie bei wichtigen Entscheidungen unterstützen werden, Ihnen Informationen für eine stabile Führung bieten werden und Ihre Prozesse durch einfach bedienbare Benutzeroberflächen  großteils vereinfachen wird. 

Einzigartigen ERP-Module, die das Geschäftsleben jedes Unternehmensbereichs erleichtern und für immer verändern

Damit Sie sich noch konkreter vorstellen können, was ein ERP leisten kann und was das konkret für Sie bedeutet, haben wir uns entschieden, eine Liste mit den wichtigsten ERP-Modulen Ihren Funktionen zu erstellen:

Vorteil 1Vorteil 1

FINANZEN & BUCHHALTUNG

Sie wollen in Zukunft alle manuelle, zeitraubende und fehleranfällige Prozesse meiden, dann achten Sie darauf, dass ein gutes ERP-System zumindest die wichtigsten Funktionen für Sie mit im Gepäck hat. Vergessen Sie nicht, dass zyklisch wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert gehören und andere Prozesse vereinfacht und gut durchstrukturiert werden müssen. Beachten Sie, dass das Finanz- und Buchhaltungsmodul einer der wichtigsten ERP-Module ist, da es einem Unternehmer ermöglicht, die aktuelle Finanzlage und Zukunftsaussichten zu verstehen und auf diese entsprechend und vor allem rechtzeitig zu handeln.


Vorteil 2Vorteil 2

EINKAUF

Die Kunst des Einkaufs und eines erfolgreichen Unternehmens ist es immer das richtige Angebot in ausreichender Menge für seine Kunden tagtäglich bereitzustellen. Die Lager und Beschaffungskosten gehören hierbei natürlich so niedrig wie nur möglich gehalten. Das bedeutet, dass der Einkauf imstande sein muss, bedarfsabhängig zu kalkulieren. Die Bestellungen und Importe müssen unbedingt in Abhängigkeit mit Verkäufen und Anfragen kalkuliert werden. Das kann man nur mit einem ERP-System bewältigen. Moderne ERP-Systeme können aber noch viel mehr, wie zum Beispiel Bestellvorschläge anhand der akkumulierten Daten liefern. 


Vorteil 3Vorteil 3

VERKAUF & VERTRIEB

Ihre Verkauf- und Vertriebsabteilung ist dafür zuständig, den Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung voranzutreiben. Das Augenmerk soll immer auf Kundenakquise, Kundenberatung, Kundenentwicklung, Angebotsstatus, Auftragsabwicklung liegen. Termine und Aufgaben sollen hierbei nicht außer Acht gelassen werden.


Vorteil 4Vorteil 4

MARKETING

Ein hervorragendes ERP-System ist mit vielen fortschrittlichen Marketing Modulen und hochentwickelten Tools ausgestattet, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen. Die Marketingstrategien eines Unternehmens bestimmen das Wesen und die Effizienz des Unternehmens. Ein ERP-System soll Sie bei der Leadgenerierung und Kundengewinnung unterstützen.


Vorteil 5Vorteil 5

HR

Einer der wichtigsten Assets Ihres Unternehmens sind Ihre Mitarbeiter. Unabhängig von der Größe des Unternehmens und seiner Tochterunternehmen ist es deswegen extrem wichtig, alle Daten und Informationen, die Sie über Ihre Mitarbeiter haben, in einem System zentral zu verwalten. Somit behalten Sie den Überblick über alle wichtigen Informationen (Abwesenheiten, Urlaubskonto, Zeitnachweise, Anwesenheitszeiten…) für jede Abteilung, jeden Bereich und für jedes Tochterunternehmen!


Vorteil 6Vorteil 6

LAGER

Egal ob für Einkauf, Lager oder Logistik - eine genaue Überwachung von Bestellungen, Lagerbeständen und Lieferterminen ist für eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung sehr wichtig! Träumen Sie von einer automatisierten Bearbeitung der Beschaffung und Warenlagerung? Ein gutes ERP-System macht das möglich!

Weboffice IT SERvice & Marketing CoKG - Ihr ERP-Partner!

Moderne ERP-Anbieter, wie Weboffice IT Services und Marketing CoKG, unterstützen Unternehmen, die die Wichtigkeit der Prozessoptimierung für sich realisiert und erkannt haben, auf mehreren Ebenen…  Zu einem können wir Sie gerne professionell und kostenlos beraten, noch bevor Sie eine endgültige Kaufentscheidung getroffen haben. Als Odoo-Ready-Partner haben wir die benötigte Erfahrung und Expertise mit unzähligen erfolgreich implementierten ERP & CRM-Projekten, individuell programmierten und speziell an Kundenanforderungen angepassten Custom-Odoo-Modulen und diversen Custom entwickelten Schnittstellen zu unterschiedlichen externen Systemen wie RZL. Wir holen Kunden dort ab, wo Sie am meisten Bedarf haben und konzentrieren uns bei der Beratung, Begleitung, wie auch bei der Entwicklung und Programmierung darauf den größten Bedarf als Ersten zu decken. Unsere Vorgehensweise ist lösungsorientiert und iterativ: 

  • Bedarf eruieren,

  • Lösungsansätze definieren,

  • ERP-System entsprechend konfigurieren und programmieren,

  • System verfeinern oder mit diversen Custom-Modulen und Schnittstellen je nach Bedarf ergänzen 

Mit dieser Vorgehensweise gelingt es uns immer wieder sich zusammen mit dem Kunden auf schnelle und positive Erfolgserlebnisse zu fokussieren und diese gemeinsam zu feiern. 


Sie überlegen jetzt schon länger, ein ERP-System zu implementieren? Zeit ist Geld. Je länger Sie warten, desto komplexer wird es… Vergessen Sie nicht, die Welt gehört den Mutigen - rufen Sie doch einfach bei Weboffice IT Services und Marketing CoKG an, wir beraten Sie gerne! 

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